Por Natalia Ruiz
Creadora de contenido especializada y con experiencia en derechos del viajero | 27 nov 2025
Cada año, muchos son los pasajeros que pierden la oportunidad de recibir compensaciones económicas simplemente por no guardar los documentos necesarios relacionados con el vuelo. Un retraso de cinco horas, una maleta perdida o una cancelación de última hora pueden traducirse en cientos o incluso miles de euros de compensación, pero solo si puedes demostrarlo con la documentación adecuada.
La falta de previsión hace que una reclamación sea imposible de demostrar. De hecho, si ya has seguido nuestra guía sobre cómo preparar tu viaje en avión para evitar problemas antes de volar, el siguiente paso lógico es saber exactamente qué documentos debes conservar para proteger tus derechos como pasajero.
📋 Resumen rápido – ¿No tienes tiempo de leerlo todo?
✈️ Vuelo
🧳 Maletas
💵 Bancos
🏨 Hoteles y servicios
⏱️ Tiempo de lectura recomendada del artículo completo: 15 minutos
Las aerolíneas siempre exigirán pruebas documentales antes de procesar cualquier reclamación, y si vas a juicio con más razón.
No basta con tu palabra o tu recuerdo de lo que ocurrió; necesitas evidencias concretas, fechadas y verificables de cada incidencia. Cuando reclamas por un retraso, cancelación, pérdida de equipaje o cualquier otro problema, la aerolínea revisará minuciosamente tu caso para verificar que cumples los requisitos establecidos por la normativa.
En Europa, el Reglamento CE 261/2004 establece claramente cuándo tienes derecho a compensación y asistencia, pero para hacer valer esos derechos necesitas poder demostrar cada detalle de lo sucedido. Si quieres conocer en profundidad tus derechos como pasajero según el Reglamento CE 261/2004, te recomendamos leer nuestra guía completa donde explicamos cuándo puedes reclamar y cuánto te corresponde en cada situación.
La documentación que guardes servirá para:
Por eso, documentar desde el primer momento no es paranoia, es protección inteligente de tus derechos y tu dinero, por que se pierden pocas maletas, pero se cancelan muchos vuelos sobre todo en temporada alta.
Y si te ocurre una incidencia durante el viaje, consulta nuestra guía práctica sobre qué hacer cuando algo sale mal con tu vuelo para actuar correctamente en tiempo real.
Para poder demostrar una reclamación te van a pedir mucha documentación sobre todo si la reclamación es muy compleja con varias cancelaciones, retrasos, y alguna maleta perdida.
Las tarjetas de embarque (boarding pass) son uno de los documentos más importantes que debes conservar, bien en formato digital o en papel, ya que demuestran que tenías una reserva confirmada, que te presentaste al vuelo y en qué hora estaba programada tu salida.
Guarda tanto la versión digital como la física si la imprimes. Haz capturas de pantalla de la tarjeta de embarque en tu móvil de manera que te asegures que la guardas. Evitamos que si la perdemos fisicamente, la tenemos en digital, y si se nos «borra» del móvil la tenemos en papel. Si facturas en el aeropuerto y te dan una tarjeta de embarque en papel, no la tires nunca, incluso después de volar.
Todos los correos electrónicos que recibas de la aerolínea debes guardarlos y si es posible en pdf y en la nube, donde siempre los tendrás disponibles y serán inalterables. En caso de reclamación y sobre todo si vas a juicio, te pedirán:
Las etiquetas que nos ponen en las maletas al facturar (con códigos de barras y número de seguimiento) son absolutamente imprescindibles si hay pérdida, retraso o daño del equipaje. Estos pequeños trozos de papel adhesivo son tu única prueba de que entregaste esas maletas específicas a la aerolínea.
Es recomendable que además de guardar las etiquetas, les hagas foto y las metas al móvil. Cuando son varias, suelen pegar unas sobre otras y luego se borran los códigos y no pueden leerse.
💸 Qué facturas guardar
📲 Qué documentar
Un solo minuto puede marcar la diferencia entre una compensación o un rechazo.
El PIR es obligatorio para cualquier incidencia de equipaje.
Importante: sin un PIR no hay reclamación de equipaje.
Es imprescindible solicitarlo antes de salir del aeropuerto.
✔ Asegúrate de guardar
Si te encuentras en pleno retraso y no sabes cómo actuar, lee nuestra guía sobre qué hacer paso a paso cuando tu vuelo se retrasa para documentar correctamente la incidencia desde el aeropuerto.
Descubre cómo actuar inmediatamente cuando tu equipaje no aparece para completar el PIR correctamente y no perder tus derechos.
Si perdiste tu tarjeta de embarque, aún puedes intentar recuperar la información contactando con la aerolínea y solicitando un duplicado o confirmación de que volaste en ese vuelo específico. También puedes aportar otros documentos que demuestren que estabas en ese vuelo: extracto bancario mostrando compras en el aeropuerto de salida, recibos de parking del aeropuerto, o emails de la aerolínea. Sin embargo, la tarjeta de embarque es el documento oficial y su ausencia puede complicar tu reclamación.
Sí, las capturas de pantalla pueden ser pruebas válidas siempre que muestren claramente la información relevante: fecha, hora, contenido del mensaje y remitente. Las notificaciones de la app de la aerolínea o emails son perfectamente aceptables. De hecho, muchas reclamaciones exitosas se basan principalmente en capturas de pantalla porque son inmediatas y muestran el estado exacto en un momento específico. Lo importante es que sean claras, legibles y no estén editadas. Ponlo en manos de abogados expertos, ya que en caso de tener que presentar demandas, el juzgado podría no aceptar las capturas si hay sospecha de que pueden haber sido manipuladas.
Absolutamente sí. La aerolínea casi nunca te pedirá facturas en el momento de la incidencia, pero las exigirá después cuando presentes la reclamación formal. Si compraste comida durante una espera de 8 horas o tuviste que reservar un hotel porque te cancelaron el vuelo, guarda todas las facturas aunque en ese momento no sepas si podrás reclamarlas. Es mejor tener documentos que no uses que necesitar documentos que no guardaste. Además, algunos gastos que parecen no reembolsables pueden serlo según la normativa europea. En caso de demanda reclama todo.
Para reclamar por equipaje perdido necesitas obligatoriamente: el PIR (Property Irregularity Report), las etiquetas de facturación, y una lista detallada del contenido de la maleta con valores aproximados. También es muy recomendable tener fotos de la maleta antes de facturarla y, si es posible, fotos del contenido. Las facturas de compras de ropa o artículos de emergencia que tuviste que hacer mientras esperabas tu equipaje también son reembolsables. Recuerda que la aerolínea tiene límites de responsabilidad (aproximadamente 1.800 € por pasajero según el Convenio de Montreal), pero para reclamar cualquier cantidad necesitas el PIR como documento base.
Puedes presentar la reclamación tú mismo directamente a la aerolínea a través de su formulario web o email oficial. Es completamente gratuito y si tienes toda la documentación bien organizada, muchas reclamaciones simples se resuelven sin necesidad de intermediarios. Sin embargo, las compañías aereas suelen ofrecer una compensación mucho menor que la que te corresponde o incluso rechaza tu reclamación sin justificación válida. Si tu caso es complejo (múltiples vuelos, diferentes aerolíneas, situaciones extraordinarias), es mejor contratar una empresa especializada en reclamaciones aéreas. Estas empresas conocen perfectamente la normativa, tienen experiencia con cada aerolínea y suelen conseguir mejores resultados. Normalmente trabajan con comisión sobre el éxito de lo recuperado, así que solo pagas si ganan tu caso.
Si no tienes los documentos que te pide la aerolínea lo vas a tener muy complicado por no decir imposible que tu reclamación llegue a buen puerto. Intenta explicar por escrito por qué no los tienes y ofrece alternativas. Por ejemplo, si perdiste la tarjeta de embarque, aporta el extracto bancario mostrando la compra del billete y cualquier gasto en el aeropuerto de salida. Si no tienes facturas de comidas, explica que la aerolínea debía proporcionarte la asistencia y no lo hizo, y aporta extractos bancarios mostrando los pagos realizados. Aunque no tengas documentación perfecta, la falta de algunos documentos no anula automáticamente tu reclamación si el resto de pruebas son sólidas y coherentes. Si pagaste la comida con dinero en metálico, es imposible justificar tales gastos.
¿Qué documentos necesito guardar si mi vuelo tiene varias escalas con diferentes aerolíneas?
Si tu viaje incluye múltiples escalas con diferentes aerolíneas, guarda toda la documentación de cada tramo: tarjetas de embarque de todos los vuelos, confirmaciones de cada reserva, y especialmente verifica si todos los vuelos están en una única reserva (mismo número de localizador) o en reservas separadas. Si están en una única reserva, la primera aerolínea es responsable de todo tu itinerario hasta el destino final, incluso si los vuelos posteriores son operados por otras compañías. Si son reservas separadas, cada aerolínea solo responde de su tramo. En casos complejos con múltiples aerolíneas, es especialmente importante documentar todo meticulosamente porque determinar responsabilidades puede ser complicado.
